Nelle aziende oggi è divenuto indispensabile avere il controllo dei propri archivi. E’ fondamentale, ridurre i costi di gestione, riducendo le inefficienze, migliorando i tempi di ricerca di un documento, e utilizzare sistemi che permettano l’associazione di più documenti in modo automatico ed efficiente.
Ma anche mettere in sicurezza e rendere disponibile ovunque e sempre il materiale cartaceo di cui si ha necessità, per sapere affrontare ogni evenienza, dalla visita presso un cliente, un preventivo da recuperare al volo, ma sopratutto oggi, avere chiarezza della propria gestione per sapere affrontare rapidamente il continuo crescere di controlli e adempimenti giuridici, fiscali, ae mministrativi, potendo recuperare con estrema rapidità documentazione molto spesso datata.
Spesso ci ritroviamo a confronto con problemi reali che necessitano di soluzioni reali.
Dalla piccola azienda, alla grande industria, anche se varia la mole di materiale prodotto, e di cartaceo da gestire, il metodo più efficiente per affrontare la situazione non cambia.
Adottare una soluzione per la gestione documentale è sempre una priorità, però non sempre si è a conoscenza di quale sia la soluzione migliore.
E’ comune trovare uffici popolati di Scaffali Mobili per archiviaizone ad alta densità, e spesso la preoccupazione è quella di uscire da una metodologia di lavoro consolidata negli anni.
Quando l’inefficienza diventa una cattiva abitudine
Anche se gli scaffali sono oramai distribuiti su più stabilimenti in diversi edifici, il sistema di archiviazione sembra ancora essere così efficace che è difficile pensare di poterne fare a meno.
In realtà è un abitudine facile da cambiare, anche perchè in ultima analisi l’inefficienza che si viene a creare è diventata una consuetudine.
La soluzione per la Gestione Documentale
I sistemi di DMS (Document Management System) sono applicazioni lato server che permettono l’archiviazione sostitutiva dei documenti conservandoli in archivi ovviamente in digitale, con la possibilità di riprodurre quindi il documento in originale al momento del bisogno.
In certi casi si crede che questo non sia possibile, o perchè non c’è la consapevolezza delle nuove norme in materia di archiviazione sostitutiva, o perchè si ritiene che una gestione documentale, sia, a livello software, la semplice mappatura del posizionamento dei faldoni.
In realtà, da qualche anno anche in Italia grazie alle recenti norme sulla conservazione sostitutiva (http://it.wikipedia.org/wiki/Conservazione_sostitutiva) è possibile sostituire in forma definitiva l’archivio cartaceo con un archivio digitale.
In parole povere posso chiedere al mio server un documento tramite ricerche avanzate per parola chiave, ma anche per data, numero faldone, volendo posso associare anche il numero del vecchio scaffale, però posso finalmente anche creare collegamenti e ricerche incrociate ad alta efficienza, ed in un istante ritrovare tutti i documenti collegati ad una specifica pratica, preventivo, brochure, etc…
E se la necessità di usare il documento va oltre la semplice consultazione elettronica, grazie ad un sistema di marca temporale e firma digitale, posso “stampare”, e cioè produrre in originale il documento, che può essere utilizzato anche ai fini di legge.
In fondo se ci pensiamo bene, si spende un intera vita aziendale per migliorare le prestazioni del proprio business eliminando le inefficienze ed i costi superflui. Una soluzione per la gestione documentale è indubbiamente il primo passo che si dovrebbe fare.