La corretta gestione documentale segue dieci fondamentali regole, essenziali indipendentemente che si tratti di gestione documentale cartacea, o tramite applicazioni software.
Tutte queste regole si rifanno a metodologie di archiviazione dei documenti che hanno portato molte aziende all’eccellenza e tra cui noi ci siamo nel tempo ispirati nella creazione del nostro software.
Scegliere il giusto modello di archiviazione.
Il primo passo per arrivare ad una corretta gestione documentale è certamente scegliere il corretto modello di archiviazione. Ogni tipologia di documento andrebbe archiviata sempre nello stesso modo. Si deve elaborare un archivio tipo, che permetta di contenere tutte le tipologie di documento della stessa categoria in modo ordinato. Anche la scelta del colore comporta una maggiore facilità di individuazione della sua posizione, o della categoria, e rende facile l’eventuale riposizionamento dopo la consultazione, anche dopo lunghi periodi sulla scrivania.
Avere sempre una struttura ad indici.
Questa è una mancanza comune, creare una struttura ad indici sembra sia una cosa che fa impiegare molto tempo, ma in realtà avere una struttura ad indici permette di recuperare e riposizionare rapidamente gli archivi trovando velocemente la loro ubicazione e quindi avere sempre un ordine logico e mentale nel materiale archiviato.
La cosa migliore è che ogni archivio abbia un codice Scaffale, un codice posizione, ed un codice pagina per il documento.
Avere sempre un indice documenti nel faldone.
Quando si archivia un documento cartaceo o digitale, è importante avere una struttura prestabilita, ed un indice in prima pagina per ricordarla. In generale in un raccoglitore cartaceo il consiglio è di mettere in prima pagina un indice dei documenti contenuti con un titolo riassuntivo che spieghi di che documento si tratta e in che posizione del raccoglitore si trova. Questo comporta la velocità di consultazione e individuazione se siamo o meno nel raccoglitore corretto.
Archiviare i documenti fiscali in ordine cronologico e dividerli per categoria
Anche qui buona norma è tenere le fatture, i preventivi, estratti conto bancari e altri documenti in ordine cronologico suddivisi per categorie e tipologia. Dividere i preventivi dai conti bancari e dalle fatture ovviamente, ma anche creare delle sottocategorie di suddivisione come ad esempio le tipologia di servizio o fornitura, tipologie di cliente o fornitore, studiare un modo rapido di individuazione della tipologia, sopratutto se si archiviano quantità elevate di documenti.
Indicizzare gli archivi e creare un indice.
Sembra ovvio che nel blocco fatture, si possa in modo rapido rilevare la fattura numero ovviamente in base alla data e osservando il raccoglitore. Ma non è sempre così, e porre sul raccoglitore l’indicazione dal numero al numero o da data a data, a volte non è sufficiente. Da uno studio sui tempi di consultazione si è visto che spesso in un azienda la stessa fattura viene recuperata centinaia di volte nell’arco di un anno, e ad ogni consultazione si perdono minuti preziosi nel suo ritrovamento.
Spesso i tempi di consultazione e archiviazione vengono sottovalutati, ma in molti casi si tratta di ore risparmiate a documento se calcolate in un periodo di un anno.
Indicizzare i documenti tramite software.
Non stiamo parlando di gestione documentale classica (quella che si fa tramite dei software di gestione documentale specifici) ma parliamo quantomeno di creare un minimo indice con titoli e brevi descrizioni in un foglio excel. E’ possibile creare tale archivio a mano sicuramente, ma ovviamente se elaborato in digitale aiuta moltissimo anche la consultazione tramite le funzioni di ricerca dei software.
Creare piccole note contenuto.
Se si creano delle piccole note contenuto, da posizionare anche sui singoli documenti stessi oltre che all’interno dell’indice excel, si può in caso di ricerca estesa individuare in pochi istanti il contenuto di un documento senza doverlo rileggere più volte.
A volte anche un post it che spiega a grandi linee il contenuto di un documento facilità l’individuazione di documenti più complessi e meno consultati, come documenti legali, contratti, avvisi specifici e comunicazioni effettuate o ricevute. Documenti delle camere di commercio o degli enti, notoriamente difficili da leggere e comprendere all’istante.
Creare mappe strutturali.
Questi sono i casi specifici, di quando si archiviano documenti del catasto. Oltre a creare tutti i documenti di indice è bene avere delle note applicate non solo che ci diano una rapida idea del contenuto, ma sopratutto se parliamo di documenti catastali, concessioni, documenti relativi ad impianti di sicurezza e autorizzazioni, sopratutto se legate al territorio o ad ambienti specifici, è bene creare una mappa riassuntiva, che a colpo d’occhio dia subito l’idea di cosa stiamo parlando ed in particolar modo dove è ubicato il luogo in questione.
Questo aiuta in modo incredibile quando ci si ritrova a consultare documenti dopo anni, quando si crede di poter ricordare tutto, ma la burocrazia è così cambiata che è cambiato anche il modo di scriverla ed interpretarla.
Indicizzare tutto.
Questo è il vero consiglio numero uno. Associare ad ogni documento, sia nelle note, che nei titoli riassuntivi parole specifiche che abbiano uno scopo mnemonico e riportino immediatamente alla mente il documento ed il suo contenuto, e perchè no anche il momento ed il motivo per cui il documento esiste.
Firmare i passaggi quando si tratta di documenti importanti.
Molte volte si sottovaluta quanto sia importante l’ultima consultazione di un documento. L’abitudine di apporre un simboletto sull’indice quando si prende (non quando si ripone) il documento che andremo a consultare, ci ricorda chi è stato l’ultimo ad usarlo e soprattutto modificarlo, copiarlo o altro, aiuta a comprendere eventuali cambiamenti o passaggi, e perché no, a trovarlo anche quando lo si è perso dall’archivio.
Spesso questo metodo aiuta anche a velocizzare le operazioni o magari a ridurre le doppie operazioni. Se quando prendiamo il documento vediamo che in una certa data prima di noi una persona lo ha già consultato probabilmente ha già svolto parte del nostro lavoro, o magari ha già chiarito alcuni aspetti specifici del documento, o cercato possibili documenti collegati che ci aiutano a portare a termine rapidamente il nostro incarico.
Insomma, questi sono alcune delle regole più banali per la gestione documentale fatta nel modo più corretto. Inutile dire che una pianificazione a tavolino di come si possono movimentare e gestire i documenti, sopratutto se ben fatta modifica completamente il modo di lavorare di un azienda, ma non solo.
Se trattiamo di strumenti software le sofisticazioni e le agevolazioni possono essere infinite.
Ricordiamoci che il software di gestione documentale, molte volte viene erroneamente interpretato come un software che serve per creare degli indici di dove sono i documenti, ma non è così.
Il suo compito è quello di eliminare in modo definitivo il documento cartaceo, creando delle copie digitali anche native (stampare il documento direttamente in digitale senza passare mai per il supporto cartaceo) e quindi arrivare ad un archiviazione a norma che abbia valore legale a tutti gli effetti come un documento cartaceo.
Questo può avvenire anche con documenti firmati, contratti, e può avvenire anche tramite la firma digitale a discrezione del modo in cui l’azienda desidera operare. E tutti questi documenti possono essere riprodotti solo ed esclusivamente al momento del reale bisogno fisico, eliminando completamente faldoni, enormi archivi e sopratutto consentendo la consultazione dei documenti da qualsiasi parte del mondo, al prezzo di una connessione internet.